プロジェクトマネジメント

【会議】アジェンダ活用術|使い方と書き方+実践テンプレを無料公開

実践アジェンダ活用術・無料テンプレ公開!!

今回のテーマは、会議を成功に導くアジェンダの活用法についてです。

勤務時間に占める会議の割合は非常に高く、労働生産性向上には欠かせない業務です。

ある統計データでは、1000人規模の会社で年間に実施する会議の総和が、約200万時間でそのうちの約30~40%が無駄な会議だということが分かっています。

つまり、人件費計算で約15億円ほどが無駄な業務に使われているということになります。

とてつもない損失ですよね。

この記事が参考になる読者

会議をより効率的に運営して業務の推進力を高めたい」と考えている人は非常に多いと感じています。

  • 時間だけ取られて何も決まらない
  • 会議のファシリテーションがうまくできない
  • 会議の正しいやり方が分からない

この記事では、こういった悩みを持つ方に向けて実践的なテクニックをまとめています。

150億円規模の財務改善のプロジェクト推進を担当する中で毎週最大で10個近くの会議体を運営してきた経験から実用的なノウハウとしてお伝えしたいと思います。

この記事で得られるもの

この記事を読むことで、

  • 会議を成功に導くアジェンダの使い方と書き方の具体的なテクニックが分かります
  • 私が実際に活用しているアジェンダテンプレートも無料で提供しています

アジェンダについての記事はネットで多く見られますが、正直どれも内容が薄くて役に立たないと個人的には感じています。

テンプレートも実務で本当に使っているのか?!と思うようなクオリティのものばかりです。

この記事では、特に重要なポイントに絞って、かつ明日から使えるレベルまで具体化してお伝えしますので、是非最後までお読んで、このノウハウを自分のものにしていただきたいと思います。

この記事の結論

  • アジェンダはメンタルモデルを形成する羅針盤
  • 議題は目的と論点を必ずセットで構成する
  • 正しい議論に導くための議論シートも併せて活用する

 

それでは、進めていきます。

アジェンダ活用術

アジェンダを使っていない方がもし居るならば、その方はまずアジェンダを必ず使用するように改めましょう。

まず、そこがスタートラインです。

その上で、アジェンダの効果的な使い方ができていない人が非常に多いと私は感じています。

アジェンダの間違った使い方

  • ただのタイムテーブルとして利用している
  • 議題(テーマ)しか記載せずに見出しの機能しかない
  • 参加者がアジェンダを意識せずに発言してしまっている

私が今まで出会った残念なアジェンダ活用はこんな感じです。

アジェンダが全く持って有効活用されておらず、私からしたらそれはもはやアジェンダとは言えない代物です。

結論にも書きましたが、アジェンダはメンタルモデルを作るための羅針盤でなければいけません。

メンタルモデルとは、

人がある対象物に対して持つ特定のイメージのこと

ここでいうメンタルモデルとは、議題に対して参加者が適切に内容を理解している状態のことを指します。

つまり、参加者自身が「自分はこの会議を通じて、何を達成しなければいけないのか?」「そのためにどんな発言をする必要があるのか?」がイメージできている状態を意味します。

このように、アジェンダの活用意義は、『論点をブラさずに時間内に会議の目的を達成するために使われるもの』だという認識を持つことが重要です。

アジェンダ作成のポイント

次に、参加者のメンタルモデルを作り上げるためのアジェンダはどのように作られるべきなのか?を説明します。

アジェンダ作成の4つのポイント

  • 議論の目的(ゴール)を明確にする
  • 議題の論点を絞り込む
  • 所要時間を明らかにする
  • 議論用スライドで議論をサポートする

一つずつ説明します。

議論の目的(ゴール)を明確にする

会議のゴールは承認(=合意)か報告のいづれかに分類されます。

経営や上司が把握しておくべき事項と討議や相談を経て承認されるべき事項です。

その議題はどういう状態を達成するために議論されるべきなのか?をきちんと明示しておくことで、参加者がそこに向かって発言することをサポートすることができます。

「これは決めてほしいの?それともただの報告?」みたいな会議って非常に多くないですか?

まずゴールを参加者全員で認識することが重要なんです。

議題の論点を絞り込む

次に、その目的を達成するためには何が話されなくてはならないのか?を明らかにします。

つまり、主に議論されるべきポイントです。

これは別の記事でも書いた事例を転用しておきます。

例えば、今日の夕食のカレーを何カレーにするかを決めたい時には、論点はカレーの種類です。

「餃子やハンバーグはどう?」みたいな『夕飯はカレー』という前提条件を覆す発言や「カレーは鍋に臭いが残るよね」という脱線発言や、「辛さは甘口でライスは少なめが良い」という各論、は検討違いですよね?

日常ではこんなヘンテコな会話はなかなか起きないのに、会議では当たり前のように行われています。

だからこそ、論点の設定が重要になるわけです。

論点が明示されていなければ、参加者が勝手な解釈で「今日は夕飯を何にするか決める会議だ」とか「カレーの辛さを決めるんだ」とか誤解したまま発言をすることになります。

「何カレーにする?」これが論点です。

所要時間を明らかにする

好き勝手に喋って気づいたら1つの議題にすべての時間を費やして残りの議題が話せなかった。なんてことは非常に多いですよね。

「限られた時間内で終わらそうとすれば議論が浅いまま終わって良質な答えにたどり着かない!」とか言う意見を何度か聞いたことがありますが、私からしてみれば大間違いです。

緊張感と集中力がなくダラダラと言葉を垂れ流している議論こそ中身のない井戸端会議ではないですか?

本気で言葉を選び、核心を突く発言で議論をすれば、もっと少ない時間で最適解にたどり着くわけで、その訓練が足りないのです。

自分の議論スキル不足を時間制限のせいにすることほど無責任なことはないでしょう。

論用スライドで議論をサポートする

アジェンダは目次のように活用されますが、議論をサポートする役割が本質でしたね。

投影資料のトップにあることが多いアジェンダですが、議論をする際に投影するスライドも含めて私はアジェンダだと考えています。

議論の目的や論点は5分も経てば忘れ去られてしまいますから、メンタルモデルを正しい方向に維持し続けるためには、議論の間も見続けられるようにするのが効果的です。

この記事の後半に無料テンプレートを貼付しているので、イメージはそちらで確認してみてください。

アジェンダ作成の流れ

ここまでがアジェンダの使い方と書き方ですが、会議に向けて事前準備をしなければいけません。

具体的にどんな流れとポイントで行動したらいいのか?も気になるところだと思います。

それについては、こちらの記事でまとめていますので、ぜひ併せて読んでみてください。

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【無料】実践テンプレート公開

以上が会議を成功に導くアジェンダの活用術です。

文面だけではなかなかイメージが湧かない方もいらっしゃるかと思います。

そこで私が実際に実務で使っているスライドを無料で公開することにしました。

私自身、経営会議からプロジェクト会議、チーム会議とあらゆる会議体を運用してきて、実務の中でブラッシュアップを重ねた結果、このテンプレートになっていますので、かなり有益な実践資料ではないかと思っています

この記事を書くにあたって、様々な書籍やネット記事を見てみましたが、これほど実用的なテンプレートは見当たりませんでした。

なぜ無料で公開するのか?は、単純に過去の私と同じ悩みを抱える読者に貢献したいという想いと、それから私自身これが最善だとは思っておらず、もっと改善できると考えているためです。

有料書籍を出している皆さんごめんなさい(汗)

まとめ

要点まとめ
  • アジェンダはメンタルモデルを形成する羅針盤
  • 議題は目的と論点を必ずセットで構成する
  • 正しい議論に導くための議論シートも併せて活用する

それでは、また!

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