プロジェクトマネジメント

会議を成功に導く事前準備のテクニック|実践フローチャート無料公開

会議運営テクニック 事前準備が鍵を握る

今回のテーマは、会議運営の事前準備テクニックについてです。

勤務時間に占める会議の割合は非常に高く、労働生産性向上には欠かせない業務です。

ある統計データでは、1000人規模の会社で年間に実施する会議の総和が、約200万時間でそのうちの約30~40%が無駄な会議だということが分かっています。

つまり、人件費計算で約15億円ほどが無駄な業務に使われているということになります。

とてつもない損失ですよね。

この記事が参考になる読者

不毛な会議を無くして効果的な運用をしたい」と考えている人は非常に多いと感じています。

  • 時間だけ取られて何も決まらない
  • 会議のファシリテーションがうまくできない
  • 会議の正しいやり方が分からない

この記事では、こういった悩みを持つ方に向けて実践的なテクニックをまとめています。

150億円規模の財務改善のプロジェクト推進を担当する中で毎週最大で10個近くの会議体を運営してきた経験から実用的なノウハウとしてお伝えしたいと思います。

この記事で得られるもの

この記事を読むことで、

  • 会議を成功に導く事前準備の具体的なテクニックが分かります
  • 私が実際に活用しているフローチャートも無料で提供しています

会議のやり方に関する書籍は数多く出版されていますが、どれも水増しの内容が非常に多くて、私個人としては、得られるものに対して投資するお金と時間が見合わないなと感じてきました。

この記事では、特に重要なポイントに絞って、かつ明日から使えるレベルまで具体化してお伝えしますので、是非最後までお読んで、このノウハウを自分のものにしていただきたいと思います。

この記事の結論

  • 台本がなくフリートーク化していることが会議失敗の要因
  • 会議の成功には事前準備の精度がポイント
  • 議題、ゴール、論点の3点セットを明らかにする

 

それでは、進めていきます。

会議がうまくいかない理由

会議を成功させるためのテクニックを最大化させるためには、なぜそのテクニックが有効なのか?を構造的に理解することが重要です。

本質を理解しないままテクニックを使っても運用時にどう考えたらいいか?が分からず必ず手が止まってしまいます。

ここで言う構造の理解とは、会議がうまくいかない理由で説明ができます。

会議がうまく行かない理由

  • そもそも論で議論の前提が覆される
  • 論点から逸れて各論に留まる
  • 参加者が主観で話す
  • 本筋から逸れた話に脱線する
  • 会議時間オーバー
  • 会議の目的を見失っている
  • 一言も発言しない参加者がいる
  • 意思決定者が決断しない

こんな感じの会議が非常に多いんじゃないでしょうか。

この真因はどこにあると思いますか?

私はすべて会議がフリートーク化していることが原因であると理解しています。

会議を成功に導くポイント

不毛な会議というのは不要な発言の積み重ねで出来上がっていることを認識する必要があります。

本筋ではない不要な内容が発言されてしまうのは、会議の場がフリートーク化しているからに他なりません。

テレビ番組でも台本のない生放送の番組は見ていて地獄ですよね。

それと同じで、本来会議も参加者が自分の役割に沿って発言することの積み重ねで成り立つべきなのです。

だからこそ、事前準備が会議を制するわけで、更に踏み込んで言えば、参加者が正しい発言ができるような台本を作成することが事前準備の本質となります。

具体的なテクニック

会議を成功に導くためには、良質な発言の積み重ねができる環境を整えることが重要だと言いました。

事前準備の具体的なテクニックはそのための台本作成のノウハウだという理解で間違えありません。

会議を成功に導く事前準備のテクニック

  • ゴールの明確化
  • 論点の明示
  • 参加者の役割分担
  • 事前の共有

一つずつ説明していきます。

ゴールの明確化

何かを達成したいから会議をするわけですから、会議が終わった時の状態を必ず明確にする必要があります。

これは大きく2つに分類されます。

報告と承認(=合意)です。

売上報告など管理の視点から報告義務のある事項がひとつ。

討議や相談を経て、方向性や実施可否を決定するための事項がひとつです。

ただの情報共有やアイデア出し、意見の言い合いは会議ではありません

そうしたゴールのない何となく集まって話す会は徹底的に排除しましょう。

論点の明示

会議の目的を達成するために議論するわけですが、何を議論すればゴールにたどり着くのか?を決めることが重要です。

例えば、今日の夕食のカレーを何カレーにするかを決めたい時には、論点はカレーの種類です。

「餃子やハンバーグはどう?」みたいな『夕飯はカレー』という前提条件を覆す発言や「カレーは鍋に臭いが残るよね」という脱線発言や、「辛さは甘口でライスは少なめが良い」という各論、は検討違いですよね?

日常ではこんなヘンテコな会話はなかなか起きないのに、会議では当たり前のように行われています。

だからこそ、論点の設定が重要になるわけです。

論点が明示されていなければ、参加者が勝手な解釈で「今日は夕飯を何にするか決める会議だ」とか「カレーの辛さを決めるんだ」とか誤解したまま発言をすることになります。

「何カレーにする?」これが論点です。

参加者の役割分担

会議には必ず目的があって、それを達成するための1要素として参加者という存在がいます。

つまり、目的達成に必要のない人物は会議に参加してはいけないということです。

会議に必要な役割

  • 意思決定者
  • 議事進行
  • 業務主体者
  • 情報提供者

この中で参加可否が難しいのは情報提供者です。

ここは明確に判断基準が設けられない領域ですが、基本的には論点を明確にする過程で話し合うことをお勧めします。

そして、仮に議論している過程で不足する情報が出てきたら、残課題として会議後のアクションに「情報収集」という作業を組み込めばいいだけです。

事前の共有

議題、ゴール、論点の三点セットが決まったら会議参加者に事前に共有します。

すべての参加者が会議に出席する理由、つまり自分の役割を認識しておくことが重要です。

そのため、会議前のアジェンダ共有で参加者が疑問に思うポイントがあれば事前に解消しておくことが大切です。

また、参加者が自分の参加意義がないと判断したならば、話し合いによって不参加とすることも柔軟に考えるべきです。

アジェンダの書き方

ここまでで、事前準備の要点と具体的なテクニックはイメージできたと思います。

実務ではそれをアジェンダとしてまとめることで更に効果的な会議運用が可能となります。

アジェンダの活用に関しては、別記事で使い方・書き方をまとめていますので併せてご確認ください。

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【無料】実践フローチャート公開

上記のテクニックを実践で活用するためのサポートとなるのが業務フローです。

テクニックは分かったけど、どうやるか?というステップ感がないと迷ってしまう方もいらっしゃると思います。

このフローチャートチャートは私が実際に運用しているものをテンプレ化したものになります。

私はプロジェクトマネジメントの中で、定例MTGや経営会議などがメインなので、少々バイアスがかかっているかもしれませんが、活用はぜひ個人個人アレンジしてみてください。

まとめ

要点まとめ
  • 台本がなくフリートーク化していることが会議失敗の要因
  • 会議の成功には事前準備の精度がポイント
  • 議題、ゴール、論点の3点セットを明らかにする

それでは、また!

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